Trên cơ sở báo cáo kết quả thanh tra của Đoàn Thanh tra, Giám đốc Sở Tư pháp Quảng Bình kết luận như sau:

Từ ngày 01/01/2016 đến 15/10/2017 Văn phòng Công chứng Hải Vượng đã thực hiện:

- Tổng số việc công chứng:  13.421 việc, trong đó:

+ Năm 2016: 7.128 việc;

+ Năm 2017 (từ 01/01/2017 đến 15/10/2017): 6.293 việc;

- Tổng số bản sao chứng thực: 33.861 bản sao, trong đó:

+ Năm 2016: 16.661 bản sao;

+ Năm 2017 (từ 01/01/2017 đến 15/10/2017): 17.200 bản sao;

- Tổng số phí công chứng, phí chứng thực, thù lao công chứng và chi phí khác thu được là: 5.780.014.000 đồng, trong đó:

+ Phí Công chứng: 5.550.287.000 đồng;

+ Thù lao công chứng và chi phí khác trong hoạt động công chứng: 54.866.000 đồng;

+ Phí chứng thực bản sao: 172.861.000 đồng

- Văn phòng đã thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động sau khi UBND tỉnh quyết định cho phép chuyển đổi Văn phòng công chứng loại hình hoạt động (từ VPCC do 01 công chứng viên thành lập sang VPCC do 02 công chứng viên thành lập); đã thực hiện thủ tục đăng báo nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, trong các ngày 07, 08, 09/12/2016 Văn phòng Công chứng Hải Vượng đã thực hiện đăng báo trên Báo Quảng Bình (số báo 8237, 8238, 8239) về nội dung thay đổi loại hình hoạt động theo Điều 26 Luật Công chứng 2014 .

+ Đã thực hiện ký hợp đồng lao động đối với người lao động làm việc cho Văn phòng. Thực hiện các quy định của pháp luật về lao động, đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động;

+ Đã chấp hành các quy định về kê khai thuế và nộp thuế, các quy định về tài chính, kế toán;

+ Mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên theo đúng quy định của pháp luật;

+ Chấp hành tốt các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, thống kê và các hoạt động kiểm tra, thanh tra;

+ Thực hiện chế độ làm việc theo ngày, giờ làm việc của cơ quan hành chính nhà nước và làm việc vào ngày thứ bảy hàng tuần để tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính theo Quyết định số 14/2010/QĐ-TTg ngày 12/02/2010 của Thủ tướng Chính phủ;

+ Đã thực hiện niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, phí công chứng, thù lao công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng tại trụ sở;

+ Chưa phải bồi thường thiệt hại do lỗi mà Công chứng viên của Văn phòng công chứng gây ra cho người yêu cầu công chứng.

Qua kiểm tra trực tiếp trên hồ sơ công chứng, sổ sách và các tài liệu khác có liên quan phát sinh từ 01/01/2016 đến 15/10/2017, kết quả như sau:

2.1. Về hồ sơ công chứng: Các hồ sơ đều có Phiếu yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch đảm bảo các nội dung theo Điểm a Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng, có chữ ký và điểm chỉ của người yêu cầu công chứng, có chữ ký của Công chứng viên; các thành phần hồ sơ khác tương đối đầy đủ, cơ bản đảm bảo theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng. Tuy nhiên, hồ sơ vẫn còn một số tồn tại sau:

- Một số trường hợp người lớn tuổi chỉ có lý lịch tự thuật và sổ hộ khẩu gia đình để chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản không có giấy khai sinh theo quy định của pháp luật về thừa kế và Luật Hộ tịch.

- Văn bản cam kết của chồng ký để xác định là tài sản riêng của vợ hoặc ngược lại Văn bản cam kết của vợ ký để xác định là tài sản riêng của chồng - hồ sơ số 5708/2016, 5796/2016, 5783/2016, 86/2017, 615/2017, 5979/2017).

2.2. Lời chứng của công chứng viên trong văn bản công chứng cơ bản tuân thủ đúng quy định, phù hợp với Điều 46 Luật Công chứng và mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư số 06/2015/TT-BTP.

2.3. Về thời hạn công chứng các trường hợp công chứng đã được giải quyết tại Văn phòng đều cơ bản tuân thủ thời hạn công chứng theo Điều 43 Luật Công chứng

2.4. Về địa điểm công chứng đã tuân thủ quy định tại Điều 44 Luật Công chứng, phần lớn các trường hợp công chứng được thực hiện tại trụ sở của Văn phòng; các trường hợp thực hiện công chứng ngoài trụ sở của Văn phòng Công chứng đều thuộc trường hợp người yêu cầu công chứng là người già yếu, không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác theo quy định tại Khoản 2 Điều  44 Luật Công chứng.

2.5. Chữ ký, điểm chỉ, con dấu trong văn bản công chứng: Phần lớn các văn bản công chứng đều ký (hoặc/và) điểm chỉ đầy đủ theo quy định tại Điều 48 Luật Công chứng.

2.6. Chữ viết  trong văn bản công chứng và sửa lỗi kỹ thuật: Chữ viết trong văn bản công chứng được thể hiện bằng tiếng Việt, không viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không  viết xen dòng, viết đè dòng, không tẩy xoá, không để trống theo quy định tại Điều 45 Luật Công chứng. Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng đều được thực hiện theo quy định tại Điều 50 Luật Công chứng.

- Đã mở các loại sổ (Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch; sổ chứng thực bản sao từ bản chính; sổ theo dõi hợp đồng, lao động; sổ về kế toán tài chính) theo quy định của Thông tư số 06/2015/TT-BTP và pháp luật về tài chính kế toán.

- Đã cập nhật đầy đủ các việc làm công chứng, chứng thực; thực hiện việc mở sổ, khoá sổ theo quy định.

- Hồ sơ lưu đã được đánh số theo thứ tự thời gian, có trang bị tủ đựng hồ sơ lưu. Hồ sơ công chứng được lưu trữ trong cặp, hộp được đánh số thứ tự, đảm bảo việc lưu trữ ít nhất 20 năm theo Điều 64 Luật Công chứng; việc lưu trữ hồ sơ công chứng đảm bảo khoa học, thuận tiện cho việc tra cứu.

- Một số điều, khoản của hợp đồng thế chấp có nội dung chưa phù hợp quy định với quy định tại Bộ luật Dân sự (Điều 372 về căn cứ chấm dứt nghĩa vụ, Điều 422 quy định về chấm dứt hợp đồng) ví dụ: “sự kiện bảo đảm chết hoặc mất tích được coi là sự kiện vi phạm. Khi đó Ngân hàng có quyền xử lý tài sản bảo đảm theo quy định tại Hợp đồng, trừ trường hợp Ngân hàng có thoả thuận khác bằng văn bản với những người thừa kế hoặc người quản lý tài sản bảo đảm” (hợp đồng của Ngân hàng Ngoại thương năm 2016).

- Một số hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng thế chấp của Ngân hàng Sacombank quy định nội dung sửa đổi, bổ sung dẫn chiếu thực hiện theo hợp đồng tín dụng mới (thay thế cho hợp đồng tín dụng ban đầu trong khi hợp đồng tín dụng ban đầu đã thực hiện xong; vì vậy, theo quy định tại Khoản 1 Điều 327 Bộ luật Dân sự năm 2015 và Điều 344 Bộ luật Dân sự năm 2005 thì hợp đồng thế chấp đương nhiên chấm dứt).

- Năm 2017 các tổ chức tín dụng vừa yêu cầu thực hiện công chứng hợp đồng thế chấp tài sản vừa đồng thời thực hiện công chứng hợp đồng uỷ quyền xử lý tài sản thế chấp là chưa phù hợp với Khoản 6 Điều 320 Bộ luật Dân sự năm 2015 (Khoản 6 Điều 320 quy định bên thế chấp có nghĩa vụ giao tài sản thế chấp cho bên nhận thế chấp để xử lý khi thuộc một trong trường hợp xử lý tài sản bảo đảm quy định tại Điều 299 Bộ luật Dân sự vì vậy việc ký thêm hợp đồng uỷ quyền xử lý tài sản thế chấp là không cần thiết, gây phiên hà trong thực hiện thủ tục vay vốn và làm tăng chi phí cho người vay vốn).

- Các văn bản thông báo niêm yết của Văn phòng Công chứng thiếu nội dung nếu có khiếu nại, tố cáo về việc “bỏ sót người thừa kế” theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP.

- Văn bản thoản thuận phân chia di sản đều chưa xác định được phần di sản đối với trường hợp di sản của người chết nằm trong khối tài sản chung với người khác (vợ/chồng).

- Các văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế có nội dung người được hưởng di sản tặng cho toàn bộ hoặc một phần di sản mình được hưởng cho người thừa kế khác đều quy định “tặng cho quyền được hưởng di sản” là chưa phù hợp với Khoản 1 Điều 57 Luật Công chứng và pháp luật về thừa kế.

- Một số hợp đồng uỷ quyền năm 2016 của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn có điều khoản quy định về uỷ quyền lại, tái uỷ quyền chưa phù hợp với quy định về phạm vi uỷ quyền lại tại Điều 583 Bộ luật Dân sự năm 2005. Cụ thể: “Ngân hàng có thể tại bất kỳ thời điểm nào và tại từng thời điểm uỷ quyền bằng hợp đồng uỷ quyền hoặc bất kỳ phương thức nào khác cho bất kỳ tổ chức/cá nhân nào thực hiện tất cả hoặc bất kỳ quyền hạn, thẩm quyền và quyền quyết định nào mà hiện Ngân hàng có quyền thực hiện theo Hợp đồng uỷ Quyền này liên quan đến việc định đoạt các tài sản thế chấp hoặc bất kỳ phần nào của các tài sản thế chấp. Bất kỳ việc uỷ quyền nào như vậy đều có thể thực hiện trên cơ sở các điều khoản (kể cả quyền tái uỷ quyền) và theo các quy định mà Ngân hàng cho là phù hợp”.

Cộng tác viên dịch sai một số nội dung: sai ngày sinh (bản dịch 06/2016); sai giới tính (bản dịch 11/2016); thiếu ngày tháng năm sinh bằng chữ (bản dịch 47/2016)

 3. Kết quả thanh tra về chứng thực: Đã thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục chứng thực theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Việc thu phí công chứng, phí chứng thực bản sao, thù lao công chứng theo quy định Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng; Thông tư liên tịch số 115/2015/TTLT-BTC-BTP ngày 11/8/2015 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP; Thông tư số 257/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý, sử dụng phí công chứng; phí chứng thực; phí thẩm định tiêu chuẩn, điều kiện hành nghề công chứng; phí thẩm định điều kiện hoạt động văn phòng công chứng; lệ phí cấp thẻ công chứng viên; Quyết định số 32/2015/QĐ-UBND ngày 02/10/2015 của UBND tỉnh Quảng Bình Quy định mức trần thu lao công chứng trên địa bàn tỉnh và các văn bản có liên quan hướng dẫn việc thu, nộp phí, giá dịch vụ.

Văn phòng đã bám sát và cơ bản tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về công chứng và văn bản khác có liên quan. Trình tự, thủ tục, địa điểm, thời gian và thẩm quyền công chứng cơ bản đảm bảo quy định của pháp luật. Hồ sơ công chứng được lưu đầy đủ. Đã mở các loại sổ theo quy định tại Thông tư số 06/2015/TT-BTP ngày 15/6/2015 của Bộ Tư pháp quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng; ghi chép, cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định; đã thực hiện niêm yết các quy định về mức thu phí công chứng, phí chứng thực, thù lao công chứng, danh sách cộng tác viên dịch thuật, thủ tục hành chính, nội quy, quy trình thực hiện công chứng và thủ tục hành chính về công chứng, chứng thực thuộc thẩm quyền giải quyết của các tổ chức hành nghề công chứng.

Bên cạnh những ưu điểm đã đạt được, tồn tại chủ yếu của Văn phòng Công chứng Hải Vượng là một số trường hợp người đã lớn tuổi sử dụng giấy tờ xác nhận, lý lịch tự thuật thay giấy khai sinh; chưa xác định được phần di sản thừa kế đối với trường hợp di sản của người chết nằm trong khối tài sản chung với người khác; văn bản thông báo niêm yết của Văn phòng Công chứng thiếu nội dung nếu có khiếu nại, tố cáo về việc “bỏ sót người thừa kế” theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP; Văn bản cam kết của chồng ký để xác định là tài sản riêng của vợ hoặc ngược lại Văn bản cam kết của vợ ký để xác định là tài sản riêng của chồng; Một số hợp đồng sửa đổi, bổ sung Hợp đồng thế chấp của Ngân hàng Sacombank dẫn chiếu nội dung sửa đổi, bổ sung theo hợp đồng tín dụng mới.

Một số tồn tại, thiếu sót của Văn phòng Công chứng Hải Vượng là sai sót thường gặp do chưa nghiên cứu kỹ các quy định của pháp luật có liên quan, thực tiễn thi hành pháp luật trên địa bàn tỉnh còn một số vướng mắc (ví dụ: một số trường hợp trước đây chưa thực hiện thủ tục đăng ký khai sinh, đăng ký kết hôn); chưa kịp thời báo cáo Sở Tư pháp về những vướng mắc trong việc phối hợp với các tổ chức tín dụng về việc công chứng hợp đồng thế chấp. Vì vậy, Sở Tư pháp chỉ nhắc nhỡ để Văn phòng chủ động khắc phục những tồn tại thiếu sót đã nêu, báo cáo Sở Tư pháp kết quả khắc phục và yêu cầu Văn phòng nghiêm túc kiểm điểm, rút kinh nghiệm trong quá trình hoạt động.

- Đề nghị Bộ Tư pháp hướng dẫn cụ thể “Bản sao các giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có” theo Điểm đ Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng để tránh tình trạng không thống nhất trong việc áp dụng pháp luật, mỗi tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên lại yêu cầu người công chứng nộp các giấy tờ, tài liệu khác nhau.

- Để thuận tiện và thống nhất trong quá trình thực hiện công chứng đề nghị Bộ Tư pháp xem xét hướng dẫn quy định về thành phần hồ sơ đối với trường hợp công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản và văn bản từ chối nhận di sản đều phải xuất trình giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết (theo Điều 57 và Điều 58 Luật Công chứng không quy định giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết trong thành phần hồ sơ trong khi đó tại Điều 59 Luật Công chứng quy định khi công chứng văn bản từ chối nhận di sản phải có giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết trong thành phần hồ sơ).

Đồng thời, hướng dẫn cụ thể các loại giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản để thống nhất trong áp dụng thủ tục hành chính, đảm bảo cạnh tranh lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng và là cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm hành chính theo Nghị định số 110/2013/NĐ-CP và Nghị định số 67/2015/NĐ-CP.

2. Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh: Đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh quan tâm, tạo điều kiện để thực hiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trên địa bàn tỉnh; tiếp tục lãnh đạo, chỉ đạo, quan tâm và tạo điều kiện để việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh, kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong tổ chức và hoạt động công chứng theo định hướng được nêu tại Chương trình trọng tâm Cải cách tư pháp giai đoạn 2016-2020 của Tỉnh uỷ Quảng Bình và Thông báo số 01-TB/BCĐĐCCTP ngày 26/12/2016 của Ban Chỉ đạo Cải cách Tư pháp tỉnh.

3. Đối với Sở Tài nguyên & Môi trường

Đề nghị Sở Tài nguyên & Môi trường phối hợp với Sở Tư pháp, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam Chi nhánh Quảng Bình tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ đối với việc đăng ký thế chấp của các tổ chức tín dụng, ngân hàng thương mại- Bên nhận thế chấp.  

- Hướng dẫn các ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh áp dụng thống nhất đưa nội dung uỷ quyền xử lý tài sản thế chấp trong hợp đồng thế chấp, không soạn thảo riêng hợp đồng uỷ quyền xử lý tài sản thế chấp để đảm bảo cải cách thủ tục hành chính, giảm bớt chi phí công chứng của cá nhân, tổ chức khi vay vốn bằng hình thức thế chấp tài sản.

- Hướng dẫn các ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh thống nhất tên gọi các loại hợp đồng thế chấp; rà soát nội dung của các hợp đồng thế chấp đảm bảo các điều khoản của hợp đồng thế chấp không trái với các quy định của pháp luật hiện hành, sử dụng các thuật ngữ pháp lý dễ hiểu, nội dung của các điều khoản không trùng lặp nhau để tạo điều kiện cho cá nhân, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh tiếp cận, xác định đúng quyền và nghĩa vụ của các bên hạn chế những tranh chấp xảy ra do không hiểu các cam kết được giao kết trong hợp đồng.

- Phối hợp và yêu cầu Ngân hàng Sài Gòn Thương tín (Sacombank) thực hiện việc ký hợp đồng thế chấp và hợp đồng sửa đổi, bổ sung và đăng ký giao dịch bảo đảm theo đúng quy định của pháp luật (đối với trường hợp bên vay vốn đã hoàn thành nghĩa vụ trả nợ đến hạn và tiếp tục vay vốn thì Ngân hàng Sacombank không thực hiện ký hợp đồng sửa đổi, bổ sung thế chấp và quy định điều khoản sửa đổi, bổ sung dẫn chiếu thực hiện theo hợp đồng tín dụng mới. Trong trường hợp này Ngân hàng Sacombank phải thực hiện thủ tục xóa thế chấp theo hợp đồng tín dụng và hợp đồng thế chấp đã chấm dứt; đồng thời ký hợp đồng thế chấp, đăng ký thế chấp theo hợp đồng tín dụng mới)

Yêu cầu Văn phòng Công chứng Hải Vượng nghiêm túc chấn chỉnh và khắc phục kịp thời; có giải pháp xử lý, giải quyết đối với các sai sót và tồn tại mà Kết luận đã nêu.

- Nâng cao hơn nữa chất lượng cung cấp dịch vụ công để hướng dẫn, giải thích các quy định của pháp luật về công chứng và pháp luật có liên quan giúp người yêu cầu công chứng thoả thuận, lựa chọn nội dung phù hợp với quy định của pháp luật, bảo đảm an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch.

Trên đây là Kết luận thanh tra việc chấp hành pháp luật về công chứng, chứng thực tại Văn phòng công chứng Hải Vượng và một số kiến nghị. Sở Tư pháp yêu cầu Văn phòng công chứng Hải Vượng khắc phục các sai sót nêu tại Mục I, Mục II của văn bản này, báo cáo kết quả thực hiện Kết luận thanh tra cho Sở Tư pháp trước ngày 31/12/2017./.

Nguồn: Kết luận số 2263/KL-STP ngày 05/12/2017 của Sở Tư pháp