Theo đó, năm 2021 huyện Lệ Thủy là một trong hai đơn vị đầu tiên của tỉnh được chọn để thực hiện số hóa dữ liệu hộ tịch điện tử của các cơ quan đăng ký hộ tịch trên địa bàn. Vì vậy, UBND huyện Lệ Thủy đã chỉ đạo Phòng Tư pháp và UBND các xã, thị trấn triển khai thực hiện việc rà soát, phân loại các Sổ đăng ký hộ tịch cần số hóa đang được lưu trữ tại đơn vị, quản lý dữ liệu và chịu trách nhiệm về tính chính xác, đầy đủ của dữ liệu sau khi được số hóa và cập nhật vào Hệ thống thông tin đăng ký và quản lý hộ tịch. Sau khi hoàn thành việc số hóa sổ hộ tịch, các dữ liệu hộ tịch cũ sẽ được chuyển đổi vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử toàn quốc và sẽ mang lại nhiều lợi ích như góp phần khắc phục tình trạng lưu trữ cồng kềnh, bảo quản hồ sơ hộ tịch khó khăn như hiện nay. Khi các dữ liệu hộ tịch cũ được số hóa vào Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử thì sẽ không lo bị mất thông tin, hồ sơ hộ tịch như lúc chỉ lưu trữ hồ sơ giấy trước đó. Khi công dân có yêu cầu cấp trích lục hộ tịch, công chức làm công tác hộ tịch không phải mất thời gian tìm kiếm Sổ hộ tịch gốc như trước mà chỉ cần tra cứu dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Xóa bỏ sự lệ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu cấp trích lục hộ tịch khi người dân có thể đề nghị cơ quan đăng ký, quản lý hộ tịch ở bất cứ nơi nào thực hiện hoặc thực hiện việc đăng ký trực tuyến mức độ 3, mức độ 4. Nhờ đó, người dân có thể giảm đáng kể chi phí, thời gian đi lại. Khi cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử được kết nối, chia sẻ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, cơ quan quản lý dân cư không phải nhập lại thông tin đầu vào cơ bản của công dân mà có thể sử dụng những thông tin hộ tịch đã được cập nhật vào hệ thống dữ liệu. Nhờ đó, giúp giảm thời gian, chi phí và nhân lực cho công tác này.

Hiện tại, huyện Lệ Thủy đã thực hiện xong việc scan Sổ hộ tịch của UBND huyện và UBND các xã, thị trấn. Tổng số Sổ hộ tịch được scan là 1377 quyển (gồm: Sổ đăng ký kết hôn: 277 quyển, Sổ đăng ký khai sinh: 693 quyển, Sổ đăng ký nhận cha, mẹ con: 27 quyển, Sổ cấp giấy xác nhận tình trạng hôn nhân: 134 quyển, Sổ đăng ký khai tử: 206 quyển, Sổ ghi chú ly hôn: 01 quyển, Sổ thay đổi, cải chính hộ tịch: 36 quyển, Sổ đăng ký nuôi con nuôi: 3 quyển).

Việc scan Sổ hộ tịch là bước đầu tiên để đơn vị số hóa thực hiện chuyển đổi dữ liệu hộ tịch từ sổ giấy sang dữ liệu số, từ đó hình thành Hệ thống thông tin hộ tịch với cấu trúc chuẩn tại tất cả các cơ quan đăng ký hộ tịch.

Có thể thấy rằng, việc lưu trữ hồ sơ hộ tịch theo phương pháp truyền thống có nhiều bất cập, nhược điểm. Vì vậy, việc thực hiện số hóa sổ hộ tịch là một nhu cầu cần thiết, giúp người dân và các cơ quan nhà nước thuận tiện hơn trong quá trình làm việc, giải quyết các thủ tục pháp lý. Như vậy, việc thực hiện Đề án Số hóa cơ sở dữ liệu về hộ tịch điện tử là nhiệm vụ cấp thiết, quan trọng nhằm góp phần hiện đại hóa công tác đăng ký và quản lý hộ tịch, đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính, bảo đảm lợi ích cho người dân, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước về hộ tịch trên địa bàn tỉnh nói chung và huyện Lệ Thủy nói riêng./.