Chính vì vậy, trong quản lý nhân sự, giao dịch dân sự cũng như trong hoạt động tố tụng hình sự pháp luật yêu cầu công dân khi tham gia vào các quan hệ nói trên đều phải cung cấp Phiếu Lý lịch tư pháp. Đồng thời, nhiều quốc gia quy định về việc phải có phiếu lý lịch tư pháp khi xem xét việc xuất nhập cảnh, thôi, trở lại quốc tịch, được nhận nuôi con hay không, cấp một số chứng chỉ hành nghề, tuyển dụng lao động ra nước ngoài, du học…

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp được sự quan tâm, chỉ đạo của Ủy ban nhân dân tỉnh, sự phối hợp chặt chẽ của các cơ quan có liên quan, công tác cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Quảng Bình tiếp tục có những chuyển biến tích cực.

Công tác tuyên truyền, phổ biến Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản có liên quan được các ngành, địa phương, nhất là của Sở Tư pháp được quan tâm thông qua các hình thức nhưtổ chức Hội nghị, biên soạn, in ấn và phát hành Bản tin tư pháp; thông qua chuyên mục “Đời sống và pháp luật” trên Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, trên Cổng thông tin điện tử của UBND tỉnh, Website của Sở Tư pháp ... ).

Để triển khai công tác cấp Phiếu Lý lịch tư pháp theo quy định của Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành, Sở Tư pháp đã tăng cường phối hợp với Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh và Trại giam Đồng Sơn trong việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp; đề nghị Công an tỉnh chỉ đạo Cơ quan Thi hành án hình sự huyện rà soát và phối hợp cung cấp Giấy Chứng nhận chấp hành xong hình phạt đối với các trường hợp đã hết hạn chấp hành án trước ngày 01/7/2011.  Đồng thời, để đảm bảo cho việc tiếp nhận, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp giữa Sở Tư pháp và các cơ quan có liên quan được nhanh chóng, kịp thời, tiết kiệm, tránh bị thất lạc Sở Tư pháp đã đề nghị các cơ quan có liên quan phối hợp cung cấp thông tin qua hộp thư điện tử. Chính vì vậy, công tác phối hợp cung cấp thông tin lý lịch tư pháp trong năm qua đã được các cơ quan có liên quan cung cấp thường xuyên, kịp thời và có hiệu quả.

Thực hiện Bộ Luật Hình sự năm 2015, Bộ Luật Tố tụng Hình sự 2015, Nghị quyết số 109/2015/QH13 ngày 27 tháng 11 năm 2015 về việc  thi hành Bộ Luật Hình sự; Nghị quyết số144/2016/QH13 ngày 29 tháng 6 năm 2016 của Quốc Hội về việc lùi hiệu lực thi thi hành của Bộ Luật Hình sự số 100/2015/QH3, Công văn số 276/TANDTC-PC ngày 13 tháng 9 năm 2016 của Tòa án nhân dân tối cao về việc hướng dẫn áp dụng một số quy định có lợi cho người phạm tội của Bộ Luật Hình sự năm 2015, Công văn số 34/TTLLTP- TTrC ngày 23 tháng 02 năm 2017 của Trung  tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Bộ Tư pháp hướng dẫn thực hiện đương nhiên xóa án tích thì Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ mới là cập nhật thông tin về tình hình án tích của người bị kết án và khi có yêu cầu thì cấp phiếu lý lịch tư pháp xác nhận không có án tích, nếu có đủ điều kiện quy định tại Khoản 2 hoặc Khoản 3 Điều 70 Luật Hình sự năm 2015, Sở Tư pháp đã đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh Quảng Bình chỉ đạo Tòa án nhân dân các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh hướng dẫn cho các cá nhân có yêu cầu xóa án tích nhưng thuộc trường hợp đương nhiên xóa án tích theo quy định tại Bộ Luật Hình sự năm 2015 đến Sở Tư pháp để thực hiện yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp theo quy định của pháp luật. Năm 2017, Sở Tư pháp đã giải quyết hơn 100 trường hợp thuộc diện đương nhiên xóa án tích, tăng hơn 115 % so với năm 2017 (năm hồ sơ xóa án tích năm 2016: 42 trường hợp).

Để tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức lựa chọn phương thức yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, mặc dù theo Quyết định số 19/QĐ-TTg ngày 08/01/2015 của Thủ tướng Chính phủ về triển khai thực hiện Đề án thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua dịch vụ bưu chính, đăng ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến, tỉnh Quảng Bình không có trong danh sách các tỉnh chọn thí điểm, tuy nhiên, qua quá  trình thực hiện nhiệm vụ và xuất phát từ nhu cầu của người yêu cầu cấp phiếu lý lịch tư pháp, ngày 16/9/2015, UBND tỉnh đã ban hành Kế hoạch số 1100/KH-UBND triển khai thực hiện cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua dịch vụ bưu chính, đăng ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến trên địa bàn tỉnh Quảng Bình. Thực hiện kế hoạch nói trên, Sở Tư pháp đã ký hợp đồng với Bưu điện tỉnh Quảng Bình về cung ứng dịch vụ tiếp nhận, chuyển phát hồ sơ và kết quả cấp Phiếu Lý lịch tư pháp qua dịch vụ bưu chính của bưu điện, Thỏa thuận hợp tác về việc cung ứng dịch vụ tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính và phối hợp với Cục Công nghệ - Bộ Tư pháp kích hoạt thành công và đưa vào áp dụng phân hệ cấp phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến.

Đồng thời, để thực hiện công khai và tạo điều kiện cho người dân nắm bắt các thủ tục hành chính, Ủy ban nhân dân tỉnh chỉ đạo Sở Tư pháp thực hiện niêm yết công khai thủ tục hành chính tại Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả của Sở Tư pháp, cập nhật các văn bản có liên quan và thông báo kết quả cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên Trang Thông tin điện tử của Sở Tư pháp. Phối hợp với Bưu điện tỉnh Quảng Bình thực hiện niêm yết công khai phương thức cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua dịch vụ bưu chính, đăng ký cấp Phiếu Lý lịch tư pháp trực tuyến tại các điểm phục vụ của Bưu điện trên toàn tỉnh. Ngoài ra, để giải quyết tình trạng trả chậm trong cấp Phiếu lý lịch tư pháp đối với những trường hợp có thời gian cư trú ngoại tỉnh hoặc ở nước ngoài, Sở Tư pháp Quảng Bình tiếp tục áp dụng giải pháp phần mềm “Kiềng ba chân” trong hoạt động cấp Phiếu lý lịch tư pháp, việc gửi phiếu đề nghị xác minh và nhận kết quả tra cứu qua mạng đã rút ngắn được thời gian giải quyết hồ sơ cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

Việc áp dụng đồng bộ các phương thức cấp Phiếu Lý lịch tư pháp trực tiếp, qua hệ thống Bưu chính và đăng ký trực tuyến đã làm giảm thiểu tối đa chi phí, thời gian đi lại của người dân, củng cố niềm tin của người dân đối với cơ quan nhà nước và góp phần nâng cao chỉ số cải cách hành chính của địa phương.

Năm 2017 là năm số lượng công dân đăng ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp tăng đột biến, cụ thể, từ ngày 01/01/2017 đến 31/12/2017, Sở Tư pháp đã cấp 7.389 Phiếu lý lịch tư pháp, tăng 2.621 trường hợp so với năm 2016, tăng 54% so với năm 2016 (năm 2016 cấp 4.768 Phiếu lý lịch tư pháp); hồ sơ giải quyết đúng hạn 7.337 trường hợp (đạt trên 99%,), hồ sơ giải quyết quá hạn: 52 trường hợp, do các cơ quan xác minh trả chậm do người yêu cầu có án tích.

Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, công tác cấp Phiếu Lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Quảng Bình còn gặp một số khó khăn, bất cập sau:

Thứ nhất, Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản quy định chi tiết chưa quy định thời hạn Phiếu Lý lịch tư pháp;  trình tự, thủ tục, thời gian và cơ chế phối hợp xóa án tích trong trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp  có án tích và đã đủ thời gian đương nhiên xóa án tích.

Thứ hai, hàng năm số lượng thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan liên quan gửi đến và nhu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh ngày càng tăng qua các năm nhưng biến chế được bố trí trong lĩnh vực này thì quá ít. Theo Đề án xây dựng Trung tâm LLTP quốc gia và kiện toàn tổ chức thuộc Sở Tư pháp để xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu LLTP của Thủ tướng Chính phủ thì mỗi tỉnh được bổ sung ít nhất 03 công chức. Nhưng hiện nay Sở Tư pháp Quảng Bình mới chỉ được bố trí 01công chức phụ trách công tác lý lịch tư pháp. Việc bố trí thiếu biên chế đã gây ảnh hưởng đến tiến độ cập nhật thông tin và cấp Phiếu lý lịch tư pháp;

Thứ ba, công tác phối hợp giữa các cơ quan có liên quan trong việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp đôi lúc chưa thường xuyên, kịp thời, đầy đủ; nhiều thông tin chưa được cung cấp hoặc cung cấp còn thiếu, có sai sót, ảnh hưởng đến yêu cầu quản lý, khai thác, xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp.

Thứ tư, cơ sở dữ liệu phần mềm quản lý lý lịch tư pháp mới chỉ dừng lại ở việc nhập và tra cứu thông tin lý lịch tư pháp, chưa kết nối được với cơ sở dữu liệu của các ngành, các cấp trong việc cung cấp thông tin thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp.

Thứ năm, công tác phối hợp xác minh tình trạng án tích của người có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp còn chậm, dẫn đến tình trạng chậm trả kết quả cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

Thứ sáu, việc tra cứu, xác minh trong trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp bị cơ quan công an “lập căn cước” thường bị chậm và không có kết quả về án tích dẫn đến tình trạng cấp Phiếu Lý lịch tư pháp bị chậm so với quy định.

Để nâng cao hiệu quả công tác cấp Phiếu Lý lịch tư pháp, trong thời gian tới cần các giải pháp sau:

Thứ nhất, đề nghị Bộ Tư pháp sớm tham mưu Chính phủ trình Quốc hội sửa đổi Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành theo hướng bổ sung quy định thời hạn sử dụng của Phiếu Lý lịch tư pháp; trình tự, thủ tục, thời gian và cơ chế phối hợp trong trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp đủ điều kiện đương nhiên xóa án tích;

Thứ hai, tiếp tục triển khai thực hiện có hiệu quả Chiến lược phát triển lý lịch tư pháp đến năm 2020, tầm nhìn 2030, bảo đảm phát triển hoạt động lý lịch tư pháp theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại, bám sát yêu cầu xây dựng Nhà nước pháp quyền Việt Nam xã hội chủ nghĩa, phù hợp với xu hướng phát triển chung của thế giới;

Thứ ba, tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh tăng cường sự chỉ đạo, phối hợp trong công tác trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp đảm bảo theo yêu cầu của Luật Lý lịch tư pháp. Thực hiện tốt cơ chế phối hợp, rà soát cung cấp thông tin lý lịch tư pháp giữa cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và các cơ quan cung cấp thông tin.

Thứ tư, đề nghị Ủy ban nhân dân  tỉnh tạo điều kiện bảo đảm về biên chế, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật cho hoạt động xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp; triển khai mạnh mẽ ứng dụng công nghệ thông tin nhằm phục vụ đắc lực cho hoạt động xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp kết hợp với cấp Phiếu Lý lịch tư pháp.

Thứ năm, đề nghị Bộ Tư pháp tiếp tục tăng cường công tác đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp.