Phiếu lý lịch tư pháp (LLTP) được coi là giấy tờ pháp lý quan trọng chứng minh cá nhân có hay không có án tích khi tham gia vào các quan hệ pháp lý. Đây là phiếu do cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu LLTP (Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia, Sở Tư pháp) cấp có giá trị chứng minh cá nhân có hay không có án tích; bị cấm hay không bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị Tòa án tuyên bố phá sản. Có 02 loại Phiếu LLTP bao gồm: Phiếu LLTP số 01 cấp cho các cá nhân (công dân Việt Nam, người nước ngoài đã hoặc đang cư trú tại Việt Nam) và cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội để phục vụ công tác quản lý nhân sự, hoạt động đăng ký kinh doanh, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã; Phiếu LLTP số 02 cấp theo yêu cầu của cơ quan tiến hành tố tụng để phục vụ công tác điều tra, truy tố, xét xử và theo yêu cầu của cá nhân để người đó biết được nội dung về lý lịch tư pháp của mình.

Hiện nay, nước ta đang xây dựng nền kinh tế thị trường, mở rộng quan hệ quốc tế, hội nhập sâu vào nền kinh tế thế giới. Do đó, cơ hội việc làm mở ra rất nhiều cho người dân trong độ tuổi lao động. Nhiều văn bản của các cơ quan Nhà nước, nhiều doanh nghiệp quy định về việc phải có phiếu LLTP khi tham gia vào các quan hệ pháp lý nên phiếu LLTP trở thành một trong những giấy tờ bắt buộc phải có của cá nhân khi tham gia vào các quan hệ pháp lý đó. Trong những năm gần đây, nhu cầu cấp phiếu LLTP của người dân trên địa bàn tỉnh ngày càng tăng. Trước đây, phần lớn phiếu LLTP được cấp cho người dân nhằm mục đích đi xuất khẩu lao động, thi tuyển công chức hoặc phục vụ một số yêu cầu khác thì hiện nay mục đích sử dụng phiếu LLTP rất đa dạng. Ngoài đi xuất khẩu lao động ở nước ngoài, nhiều công ty, doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước khi tuyển dụng, cấp các chứng chỉ hành nghề, thành lập hoặc đăng ký các loại hình kinh doanh có điều kiện đều yêu cầu ứng viên phải có phiếu LLTP. Nếu như trong năm 2017, Sở Tư pháp chỉ tiếp nhận và giải quyết hồ sơ yêu cầu cấp phiếu LLTP cho 5.955 trường hợp thì năm 2018, Sở đã tiếp nhận và giải quyết hồ sơ yêu cầu cấp phiếu LLTP cho hơn 10.000 trường hợp và năm 2019 hơn 12.530 trường hợp. Bên cạnh đó, hàng năm, Sở đã tiếp nhận và giải quyết hàng trăm hồ sơ đương nhiên xóa án tích trong mỗi năm và số lượng đều tăng qua từng năm; tiếp nhận và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu LLTP hàng ngàn thông tin LLTP do các cơ quan tiến hành tố tụng trên cả nước gửi đến. (năm 2018 tiếp nhận 3.898 thông tin LLTP, cập nhật vào phần mềm 3.527 thông tin, gửi Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia380thông tin, lập mới 186 hồ sơ thông tin LLTP; năm 2019 tiếp nhận 3.201 thông tin, cập nhật vào phần mềm 2.909 thông tin; gửi Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia 2.114 thông tin, lập mới 530 hồ sơ thông tin LLTP).

Với số lượng như trên, để kịp thời giải quyết hồ sơ nhằm đảm bảo chủ trương rút ngắn tối thiểu 10% thời gian giải quyết các thủ tục hành chính, đáp ứng nhu cầu cấp phiếu LLTP cho người dân, trong những năm qua, Sở Tư pháp đã thường xuyên tăng cường cải cách hành chính, rút ngắn thời gian nhằm nâng cao hiệu quả giải quyết các thủ tục hành chính. Trong cấp phiếu lý lịch tư pháp, Sở đã đa dạng các hình thức cấp phiếu. Nếu như trước năm 2015, việc cấp Phiếu LLTP chỉ thực hiện theo phương thức “truyền thống” là người dân trực tiếp đến Sở Tư pháp nộp hồ sơ và nhận kết quả thì từ năm 2016 đến nay, Sở Tư pháp đã triển khai thêm hai phương thức cấp phiếu LLTP qua dịch vụ bưu chính công ích và trực tuyến. Nhờ đó, người dân có thể ở bất cứ đâu thực hiện các thao tác, nộp hồ sơ trực tuyến qua mạng internet và nhận kết quả trực tiếp tại nơi tiếp nhận hồ sơ hoặc nộp hồ sơ và nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính. Ðể triển khai có hiệu quả việc cấp phiếu LLTP qua dịch vụ bưu chính và đăng ký cấp phiếu LLTP trực tuyến, Sở Tư pháp đã ký hợp đồng với Bưu điện tỉnh về việc tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả cấp phiếu LLTP qua dịch vụ bưu chính, tích hợp dịch vụ nộp hồ sơ trực tuyến dịch vụ công mức độ 3; phối hợp với các đơn vị liên quan tăng cường tuyên truyền qua hệ thống loa truyền thanh, tờ rơi, tờ gấp để ngày càng nhiều người dân biết đến phương thức cấp phiếu này. Từ đó, không chỉ tạo điều kiện cho cá nhân, tổ chức có thêm lựa chọn khi có yêu cầu cấp Phiếu LLTP mà còn rút ngắn thời gian, tiết kiệm chi phí đi lại cho người dân. Do đó, số lượng hồ sơ tiếp nhận và trả kết quả qua dịch vụ bưu chính và nhận hồ sơ trực tuyến tăng rất đáng kể. Trong năm 2019, số lượng hồ sơ tiếp nhận qua dịch vụ bưu chính 1.355 trường hợp và trả kết quả qua dịch vụ bưu chính trên 6.672 trường hợp.

Sở Tư pháp cũng đã tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong cấp phiếu lý lịch tư pháp như xây dựng Cơ sở dữ liệu LLTP, sử dụng hộp thư điện tử do Bộ Tư pháp cấp để trao đổi thông tin LLTP với Sở Tư pháp các tỉnh bạn; ứng dụng phần mềm công nghệ "Kiềng ba chân” (Sở Tư pháp, Trung tâm LLTP quốc gia, Bộ Tư pháp và Cục C53, nay là Cục V06, Bộ Công an) trong công tác tra cứu, xác minh thông tin để cấp phiếu LLTP và tham mưu UBND tỉnh thực hiện công bố, công khai các TTHC liên quan đến cấp phiếu LLTP. Đặc biệt, từ 20/8/2019, Sở Tư pháp đã đề xuất chuyển thủ tục cấp phiếu LLTP của Sở Tư pháp sang tiếp nhận và trả kết quả tại Trung tâm Hành chính công của tỉnh; phối hợp với Công an tỉnh triển khai thực hiện Quy chế số 02/QCPH-TTLLTPQG-C53 ngày 29/6/2018 của Trung tâm LLTP quốc gia và Cục Hồ sơ nghiệp vụ, Bộ Công an về phối hợp tra cứu, xác minh thông tin cấp phiếu LLTP. Theo đó, đối với hồ sơ cư trú nội tỉnh xác minh tại Công an tỉnh, thay bằng việc hằng ngày công chức của Sở phải mang hồ sơ đến Công an tỉnh để gửi yêu cầu xác minh và nhận kết quả thì từ 01/9/2019, Sở đã thực hiện gửi 100% hồ sơ và nhận kết quả tra cứu từ Trung tâm LLTP quốc gia, Cục V06, Bộ Công an và Công an tỉnh qua môi trường mạng thông qua phần mềm Cơ sở dữ liệu LLTP. Sau khi tiếp nhận hồ sơ và lập phiếu xác minh, chỉ cần Sở Tư pháp tích hợp lên Cơ sở dữ liệu LLTP thì đồng thời cả ba đơn vị xác minh đều nhận được hồ sơ. Khi có kết quả xác minh của các đơn vị, Trung tâm LLTP quốc gia sẽ tích hợp để chuyển trả kết quả cuối cùng cho Sở Tư pháp. Ðây được coi là bước đột phá trong công tác cấp Phiếu LLTP, góp phần đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực tư pháp.

Việc ứng dụng công nghệ này đã tiết kiệm được chi phí luân chuyển hồ sơ và thời gian đi lại của công chức. Hồ sơ xác minh được gửi đến các cơ quan nhanh hơn và Sở Tư pháp tiếp nhận kết quả sau khi các đơn vị xác minh hoàn tất việc tra cứu kịp thời hơn. Do đó, tỷ lệ hồ sơ được giải quyết đúng và trước hạn của Sở Tư pháp ngày càng cao. Năm 2018, tỷ lệ này đạt 98,2%, năm 2019 đạt 99%. Đối với những hồ sơ trễ hẹn, Sở Tư pháp đều có Thư xin lỗi và thông báo nguyên nhân trễ hẹn gửi cho người dân. Việc giải quyết các TTHC được công chức Sở hướng dẫn tận tình, chu đáo, thực hiện công khai, minh bạch, thuận tiện nên được người dân đánh giá cao.

Đồng thời, Sở Tư pháp thường xuyên đẩy mạnh công tác phối hợp trong cấp phiếu lý lịch tư pháp và xây dựng cơ sở dữ liệu LLTP. Trong quá trình giải quyết, Sở luôn giữ mối liên hệ với các đơn vị xác minh để kịp thời xử lý đối với những hồ sơ trễ hẹn và sớm có nguyên nhân trễ hẹn trả lời cho người dân. Bên cạnh đó, để xây dựng Cơ sở dữ liệu LLTP của tỉnh ngày càng hoàn thiện nhằm phục vụ tra cứu cấp phiếu LLTP, Sở đã tích cực phối hợp với các cơ quan tiến hành tố tụng như Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Trại giam Đồng Sơn… tăng cường cung cấp các bản án, trích lục bản án, quyết định thi hành bản án, giấy chứng nhận đã chấp hành xong hình phạt tù, giấy chứng nhận đã thi hành nghĩa vụ dân sự để cập nhật kịp thời vào Cơ sở dữ liệu LLTP. Qua đó, thuận lợi cho việc tra cứu, thu thập thông tin cá nhân, rút ngắn thời gian cấp phiếu LLTP; nâng cao chất lượng quản lý LLTP của công dân theo hướng chuyên nghiệp, hiện đại.  

Với việc tăng cường cải cách hành chính và ứng dụng những giải pháp hiệu quả, công tác cấp phiếu LLTP trên địa bàn tỉnh Quảng Bình trong những năm qua từng bước được đổi mới theo hướng đơn giản hóa, nhanh gọn và hiệu quả. Nhờ vậy chất lượng giải quyết thủ tục hành chính cũng tăng lên; giảm chi phí, thời gian đi lại cho người dân; từng bước nhân rộng đối với các thủ tục hành chính tư pháp khác, góp phần quan trọng nâng cao hiệu lực, hiệu quả công tác quản lý Nhà nước trong lĩnh vực tư pháp trên địa bàn tỉnh.