Trước đó, để xây dựng, hoàn thiện thể chế về công tác LLTP, UBND tỉnh Quảng Bình đã ban hành và triển khai thực hiện kế hoạch về sơ kết 03 năm thi hành Luật Lý lịch tư pháp và Quyết định số 2369/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Đề án “Xây dựng Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và kiện toàn tổ chức thuộc Sở Tư pháp để xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp”; kế hoạch tổng kết 05 năm thi hành Luật Lý lịch tư pháp và 04 năm thi hành Nghị định số 111/2010/NĐ-CP ngày 23/11/2010 của Chính Phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Lý lịch tư pháp; góp ý dự thảo sửa đổi Bộ luật Hình sự, Bộ Luật Tố tụng Hình sự, Luật Sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Lý lịch tư pháp. Qua đó, nhằm đánh giá tình hình triển khai thực hiện, những mặt tích cực và hạn chế trong thi hành Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành, tìm ra nguyên nhân, đề xuất giải pháp để tháo gỡ những vướng mắc, bất cập và kiến nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền sửa đổi, bổ sung các quy định của pháp luật còn bất cập về hình sự, tố tụng hình sự, thi hành án hình sự, thi hành án dân sự có liên quan đến hoạt động lý lịch tư pháp.

Để kịp thời đưa nội dung pháp luật về lý lịch tư pháp vào đời sống, ngay sau khi Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành được ban hành, Hội đồng Phổ biến giáo dục pháp luật tỉnh đã tổ chức các Hội nghị phổ biến quán triệt; đẩy mạnh tuyên truyền bằng nhiều hình thức khác nhau như biên soạn, in ấn và phát hành hơn 35.000 tờ gấp giới thiệu “Một số quy định của Luật Lý lịch tư pháp”; đăng tải nhiều bài viết có nội dung liên quan đến Luật Lý lịch tư pháp trên Bản tin tư pháp, Chuyên mục “Pháp luật và đời sống” trên Đài Phát thanh và Truyền hình tỉnh, trên Trang thông tin điện tử của UBND tỉnh, website của Sở Tư pháp... Qua đó, các chế định của Luật Lý lịch tư pháp đã đi vào đời sống; nhận thức của nhân dân về vị trí, vai trò, tầm quan trọng của Lý lịch tư pháp đã được nâng lên.

Nhằm tăng cường mối quan hệ phối hợp với các cơ quan có liên quan trong việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp đã phối hợp với Công an tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh ban hành Quy chế phối hợp về việc tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh Quảng Bình. Trong đó, quy định rõ trách nhiệm của từng cơ quan trong việc phối hợp cung cấp thông tin lý lịch tư pháp. Ngoài ra, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, Sở Tư pháp đã ban hành văn bản và tổ chức các cuộc họp liên ngành để tăng cường phối hợp, trao đổi nghiệp vụ và cộng đồng trách nhiệm tháo gỡ những khó khăn vướng mắc trong công tác cung cấp thông tin lý lịch tư pháp và xác nhận các trường hợp đương nhiên xóa án tích thông qua việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

Đồng thời, Sở Tư pháp đã phối hợp với Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia áp dụng giải pháp "Kiềng ba chân" trong hoạt động cấp Phiếu Lý lịch tư pháp. Sau hơn 5 năm thực hiện giải pháp "Kiềng ba chân", cải cách thủ tục hành chính và thực hiện cam kết rút ngắn 10% thời hạn giải quyết các TTHC nên tỷ lệ hồ sơ cấp phiếu LLTP được trả đúng hạn và trước hạn ngày càng cao, hạn chế hồ sơ bị trễ hẹn. Đối với hồ sơ bị trễ hẹn, Sở Tư pháp đều có công văn gửi cho người yêu cầu cấp phiếu LLTP thông báo về việc bị chậm trễ và lý do của việc chậm trễ. Việc tiếp nhận hồ sơ trực tuyến hoặc qua dịch vụ bưu chính đã làm giảm thiểu tối đa chi phí, thời gian đi lại của người dân, củng cố niềm tin của người dân đối với cơ quan nhà nước và góp phần nâng cao chỉ số cải cách hành chính của địa phương, xây dựng nền hành chính chuyên nghiệp, hiện đại và hội nhập quốc tế.

Đối với việc quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp, Sở Tư pháp đã hành Quy chế quản lý, sử dụng, khai thác cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp và kế hoạch xử lý thông tin lý lịch tư pháp tồn đọng tại Sở Tư pháp nên đã giải quyết được thông tin lý lịch tư pháp bị tồn động; tuân thủ đúng quy định của pháp luật về bảo mật, bảo vệ, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp; thực hiện đối chiếu, rà soát và bổ sung nhằm tránh tình trạng thiếu sót thông tin lý lịch tư pháp.   

Về công tác tiếp nhận, xử lý thông tin, trên cơ sở quy định của Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành, sau khi tiếp nhận, kiểm tra các thông tin lý lịch tư pháp từ các cơ quan có liên quan gửi đến, Sở Tư pháp đã tiến hành phân loại, xử lý thông tin, cập nhật những thông tin thuộc thẩm quyền vào Phần mềm cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp dùng chung. Đối với những thông tin không thuộc thẩm quyền, chuyển cho Trung tâm lý lịch tư pháp quốc gia và các Sở Tư pháp khác để tiến hành cập nhật theo quy định; thiết lập địa chỉ thư điện tử để thuận tiện trong trao đổi thông tin với các Sở Tư pháp trên toàn quốc, Công an tỉnh, Tòa án nhân dân tỉnh, Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh... Từ 01/3/2013 đến 30/6/2018, Sở Tư pháp đã tiếp nhận 29.946 thông tin LLTP. Trong đó, đã kiểm tra, phân loại 29.946 thông tin LLTP; đã lập LLTP và cập nhật bổ sung: 29.380; cung cấp cho Trung tâm LLTP quốc gia và Sở Tư pháp khác: 2.993 thông tin LLTP; cung cấp, trao đổi dưới dạng điện tử 19.774 thông tin LLTP. Định kỳ 06 tháng/lần, Sở Tư pháp gửi danh sách thông tin LLTP đã tiếp nhận đến các cơ quan liên quan để rà soát, đối chiếu với số lượng thông tin các cơ quan đã cung cấp và có ý kiến phản hồi cho Sở Tư pháp.

                Hồ sơ thông tin lý lịch tư pháp bằng giấy là căn cứ để xác định một người có hay không có án tích, bị cấm hay không bị cấm đảm nhiệm chức vụ, thành lập, quản lý doanh nghiệp, hợp tác xã trong trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị Tòa án tuyên bố phá sản. Xác định được tầm quan trọng của việc lưu trữ, trong thời gian qua, Sở Tư pháp đã bố trí phòng lưu trữ, kệ, tủ đựng hồ sơ lưu trữ và bảo quản. Các hồ sơ lý lịch tư pháp bằng giấy được sắp xếp trong các túi hồ sơ và đưa vào từng ngăn tủ theo thứ tự mã số lập hồ sơ, mỗi hồ sơ đều được lập danh mục cụ thể theo đúng quy định. Định kỳ, công chức làm công tác lập hồ sơ lý lịch tư pháp có nhiệm vụ rà soát số lượng thông tin lý lịch tư pháp bằng giấy, thực hiện thay thế các túi hồ sơ lý lịch tư pháp bị hư, hỏng.

Để đảm bảo nguồn nhân lực kịp thời cập nhật thông tin lý lịch tư pháp, hạn chế các thông tin lý lịch tư pháp bị tồn đọng, ngoài số biên chế được giao, Sở Tư pháp đã thường xuyên trưng tập, biệt phái, tăng cường viên chức của các đơn vị trực thuộc Sở hoặc công chức các Phòng chuyên môn của Sở để thực hiện cập nhật thông tin lý lịch tư pháp nhằm đáp ứng tốt yêu cầu nhiệm vụ đặt ra.  

Bên cạnh những kết quả đạt được, công tác lý lịch tư pháp vẫn còn một số hạn chế, bất cập như giữa Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật còn một số quy định chưa có sự thống nhất, đồng bộ với các văn bản pháp luật khác có liên quan; một số quy định của Luật Lý lịch tư pháp còn bất cập như vấn đề tổ chức cơ quan quản lý lý lịch tư pháp; vấn đề cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người không quốc tịch cần phải sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế trong thời gian tới. Bên cạnh đó, Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản quy định chi tiết chưa quy định về giá trị pháp lý của Phiếu Lý lịch tư pháp, thời hạn sử dụng Phiếu Lý lịch tư pháp; trình tự, thủ tục, thời gian và cơ chế phối hợp xóa án tích trong trường hợp người yêu cầu cấp Phiếu Lý lịch tư pháp có án tích và đã đủ thời gian đương nhiên xóa án tích nên quá trình thực hiện còn nhiều khó khăn, bất cập.

Ngoài ra, theo quy định tại Khoản 1 Điều 8 Nghị định số 63/2010/NĐ ngày 08/6/2010 của Chính phủ quy định về kiểm soát thủ tục hành chính quy định “thủ tục hành chính ban hành phải được quy định trong văn bản quy phạm pháp luật” nhưng Luật Lý lịch tư pháp và các văn bản hướng dẫn thi hành chưa quy định phương thức cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua dịch vụ bưu chính, đăng ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến, hồ sơ trực tiếp và tiếp nhận kết quả qua dịch vụ bưu chính, gửi hồ sơ trực tuyến và nhận kết quả tại trụ sở mà chỉ quy định trong Quyết định số 19/QĐ-TTg ngày 08/01/2015 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt “Đề án thí điểm cấp Phiếu lý lịch tư pháp qua dịch vụ bưu chính, đăng ký cấp Phiếu lý lịch tư pháp trực tuyến” nên khó khăn trong qúa trình ban hành thủ tục hành chính và triển khai thực hiện.

Về sử dụng phí cung cấp thông tin lý lịch tư pháp, theo quy định của Thông tư số 244/2016/TT-BTC ngày 11/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin lý lịch tư pháp thì tất cả kinh phí thu được đều chuyển cho các cơ quan có liên quan (Trung tâm Lý lịch tư pháp quốc gia và Công an tỉnh) và nộp vào ngân sách. Sở Tư pháp là nơi trực tiếp tiếp nhận hồ sơ, đề nghị các cơ quan có liên quan phối hợp tra cứu, xác minh thông tin và trả kết quả về lý lịch tư pháp nhưng không được trích lại một khoản nào để chi cho hoạt động nên kinh phí chi cho hoạt động này của cơ quan thực hiện còn gặp nhiều khó khăn.

Về mối quan hệ phối hợp với các cơ quan có liên quan trong tra cứu, xác minh, trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp đôi lúc chưa thường xuyên, kịp thời; nhiều thông tin chưa được cung cấp hoặc cung cấp còn thiếu, có sai sót, ảnh hưởng đến yêu cầu quản lý, khai thác, xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Công tác phối hợp xác minh tình trạng án tích của người có yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp và phối hợp xác minh các điều kiện đương nhiên xóa án tích một số nơi phối hợp tra cứu, xác minh còn chậm nên vẫn còn tình trạng chậm trả kết quả cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp đang trong quá trình mới hình thành nên chưa đầy đủ, số lượng thông tin còn tồn đọng nên chưa đáp ứng yêu cầu về khai thác, sử dụng, chưa phát huy được vị trí, vai trò quan trọng của Cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp trong công tác lý lịch tư pháp hiện nay.

Về đội ngũ cán bộ làm công tác lý lịch tư pháp, hàng năm số lượng thông tin lý lịch tư pháp do các cơ quan liên quan gửi đến và nhu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp trên địa bàn tỉnh ngày càng tăng nhưng biến chế được bố trí trong lĩnh vực này cho Sở Tư pháp còn quá ít (mới chỉ được bố trí 02 biên chế phụ trách công tác lý lịch tư pháp) nên khó khăn trong việc đảm bảo tiến độ cập nhật thông tin và cấp Phiếu lý lịch tư pháp. Cơ sở dữ liệu phần mềm quản lý lý lịch tư pháp mới chỉ dừng lại ở việc nhập và tra cứu thông tin lý lịch tư pháp, chưa kết nối được với cơ sở dữ liệu của các ngành, các cấp trong việc cung cấp thông tin thông tin lý lịch tư pháp cho Sở Tư pháp nên quá trình thực hiện còn nhiều khó khăn.

Hiện nay, các cơ quan có nhiệm vụ cung cấp thông tin lý lịch tư pháp đều chưa được ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động cung cấp, trao đổi thông tin để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp. Việc cung cấp thông tin lý lịch tư pháp hoàn toàn dưới hình thức thủ công, dưới dạng văn bản giấy và bằng phương thức giao nhận trực tiếp hoặc qua bưu điện, do vậy thời gian cho việc cung cấp, đính chính thông tin kéo dài, ảnh hưởng đến việc lập, bổ sung, đính chính hồ sơ lý lịch tư pháp.

Trong thời gian tới, để Chiến lược phát triển lý lịch tư pháp thực hiện có hiệu quả hơn, thiết nghĩ, các cơ quan có thẩm quyền cần sớm khắc phục những bất cập, hạn chế trong các quy định của pháp luật, hoàn thiện các chế định về lý lịch tư pháp. Các cấp, các ngành có liên quan tăng cường hơn nữa sự chỉ đạo và mối quan hệ phối hợp trong công tác trao đổi, cung cấp thông tin lý lịch tư pháp để xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp đảm bảo theo yêu cầu của Luật Lý lịch tư pháp. Quy định rõ trách nhiệm và xử lý trách nhiệm đối với tổ chức,cá nhân có lỗi trong việc phối hợp cung cấp thông tin LLTP. Tăng cường công tác tập huấn nghiệp vụ về tiếp nhận, cập nhật, xử lý thông tin lý lịch tư pháp cho đội ngũ công chức, viên chức làm công tác trực tiếp liên quan đến lý lịch tư pháp của các cơ quan có liên quan; kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc nhằm giúp các địa phương triển khai thực hiện có hiệu quả Luật Lý lịch tư pháp; triển khai mạnh mẽ ứng dụng công nghệ thông tin nhằm phục vụ đắc lực cho hoạt động xây dựng cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp kết hợp với cấp Phiếu Lý lịch tư pháp. Bảo đảm về biên chế, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật cho Sở Tư pháp trong hoạt động xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu lý lịch tư pháp nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và phục vụ tốt hơn nhu cầu của người dân trong cấp Phiếu lý lịch tư pháp.