Thời gian qua, trên cơ sở quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính (gọi tắt là Thông tư số 01) để các cơ quan, ban, ngành (gọi tắt là cơ quan) ban hành văn bản hành chính, trong đó có quyết định cá biệt. Tuy nhiên, Thông tư số 01 quy định chung chung về cách trình bày căn cứ là “Đối với những văn bản có phần căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối dòng có dấu “chấm phẩy”, riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”.” không quy định cụ thể về thứ tự văn bản nào phải trình bày trước, văn bản nào phải trình bày sau. Do vậy, các cơ quan khi ban hành các quyết định cá biệt đã trình bày thứ tự các văn bản làm căn cứ không thống nhất. Hiện nay có hai loại ý kiến như sau:

Loại ý kiến thứ nhất cho rằng, khi trình bày thứ tự các văn bản làm căn cứ trong quyết định cá biệt cần xem xét hiệu lực pháp lý của các văn bản đó. Văn bản có hiệu lực pháp lý cao thì sắp xếp trước, văn bản có hiệu lực pháp lý thấp thì sắp xếp sau. Theo đó, thứ tự các văn bản sắp xếp là Hiến pháp, Luật, Nghị quyết, Pháp lệnh, Nghị định tiếp theo mới tới văn bản của chính quyền địa phương như nghị quyết, quyết định…

Loại ý kiến này cho rằng, giá trị pháp lý của văn bản là quan trọng, khi sắp xếp các văn bản làm căn cứ pháp lý phải đảm bảo thứ tự hiệu lực pháp lý của văn bản. Văn bản nào hiệu lực pháp lý cao phải trình bày trước, văn bản có hiệu lực pháp lý thấp trình bày sau. Cách trình bày như vậy vừa đảm bảo tính thứ bậc của các văn bản làm căn cứ, vừa đảm bảo tính trang trọng, lịch sự của văn bản ban hành.

Với loại ý kiến này, khi viện dẫn văn bản làm căn cứ đã gặp một số vướng mắc như khi có rất nhiều văn bản do một cơ quan ban hành thì phải viện dẫn văn bản nào trước, văn bản nào sau. Bên cạnh đó, do căn cứ về thứ bậc pháp lý nên có một số văn bản không liên quan đến nội dung của quyết định nhưng vẫn đưa vào phần căn cứ. Do vậy, đã làm cho phần căn cứ văn bản trở nên dài, thậm chí có những căn cứ mâu thuẫn với nhau.

Loại ý kiến thứ hai cho rằng, khi trình bày văn bản làm căn cứ để ban hành quyết định cá biệt cần ban hành theo thứ tự là các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức đó phải trình bày trước, tiếp theo là văn bản quy định về nội dung mà quyết định cần điều chỉnh và căn cứ cuối cùng là căn cứ vào thực tế của cơ quan đơn vị.

Theo loại ý kiến này, căn cứ cần trình bày đầu tiên đó là các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức đó (còn gọi là căn cứ giao quyền). Đây là căn cứ quan trọng nhất, vì căn cứ này nhằm khẳng định cơ quan này có thẩm quyền ban hành các quyết định hành chính cá biệt. Tiếp theo là các văn bản quy định về nội dung điều chỉnh, nếu có nhiều văn bản thì văn bản nào có hiệu lực pháp lý cao hơn thì viện dẫn trước, văn bản hiệu lực pháp lý thấp hơn thì viện dẫn sau, căn cứ trình bày cuối cùng là căn cứ vào thực tế của cơ quan, đơn vị hoặc theo đề nghị của cơ quan, đơn vị.

Loại ý kiến thứ hai là phù hợp với quy định về phần căn cứ để ban hành văn bản quy phạm pháp luật được quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14/5/2016 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật đó là “Căn cứ ban hành văn bản là văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao hơn đang có hiệu lực hoặc đã được công bố hoặc ký ban hành chưa có hiệu lực nhưng phải có hiệu lực trước hoặc cùng thời điểm với văn bản được ban hành. Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy phạm pháp luật quy định thẩm quyền, chức năng của cơ quan ban hành văn bản đó và văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực pháp lý cao hơn quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản”.

Mỗi loại ý kiến trên đều có lập luận riêng, do vậy để thống nhất trong cách trình bày các căn cứ pháp lý ban hành các quyết định cá biệt, đề nghị cơ quan nhà nước có thẩm quyền cần sửa đổi Thông tư số 01, trong đó cần quy định cụ thể cách trình bày thứ tự các văn bản làm căn cứ để ban hành văn bản cá biệt. Từ đó làm cơ sở thống nhất để các cơ quan ban hành văn bản, vừa đảm bảo tính thống nhất, vừa đảm bảo tính trang trọng lịch sự của văn bản.