Thực hiện Quyết định số 1115/QĐ-STP ngày 05/7/2017 của Giám đốc Sở Tư pháp Quảng Bình về thanh tra việc chấp hành pháp luật chuyên ngành về công chứng, chứng thực tại Văn phòng Công chứng Kiến Giang năm 2017, căn cứ Kế hoạch thanh tra đã được Giám đốc Sở phê duyệt, Đoàn Thanh tra theo Quyết định số 1115/QĐ-STP đã tiến hành thanh tra tại Văn phòng Công chứng Kiến Giang từ ngày 15/8/2017 đến 16/8/2017. Trên cơ sở báo cáo kết quả thanh tra của Đoàn Thanh tra, Giám đốc Sở Tư pháp Quảng Bình kết luận như sau:

Từ ngày 01/01/2016 đến 31/12/2016 Văn phòng Công chứng Kiến Giang đã thực hiện:

- Tổng số việc công chứng:  1.689 việc

- Tổng số bản sao chứng thực: 2.841 bản sao;

- Tổng số trường hợp chứng thực chữ ký: 02 trường hợp;

- Tổng số phí công chứng, phí chứng thực thu được: 396.691.000đồng

- Tổng số thù lao công chứng thu được: 9.500.000 đồng

- Tổng số chi phí khác thu được là: 0 đồng

- Tổng số tiền nộp thuế: 21.787.900 đồng

          1. Kết quả thanh tra việc thực hiện các nghĩa vụ và quyền của tổ chức hành nghề công chứng, nghĩa vụ và quyền của công chứng viên theo quy định của pháp luật về công chứng và các nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật có liên quan

- Văn phòng đã thực hiện thủ tục đăng ký hoạt động sau khi UBND tỉnh quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng và thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động khi chuyển đổi Văn phòng. Khi thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động (Giấy đăng ký hoạt động số 06/TP- ĐKHĐ ngày 28/11/2016) Văn phòng chỉ thông báo mẫu chữ ký của Công chứng viên nhưng không thực hiện thủ tục đăng báo theo quy định theo tại Điều 26 Luật Công chứng.

- Đã thực hiện việc ký hợp đồng lao động với người lao động làm việc cho Văn phòng; thực hiện đóng bảo hiểm xã hội cho người lao động;

- Đã thực hiện kê khai thuế, quyết toán thuế và nộp thuế;

- Đã mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho Công chứng viên theo đúng quy định của pháp luật;

- Chấp hành tốt các yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về việc báo cáo, thống kê và các hoạt động kiểm tra, thanh tra;

- Chưa phải bồi thường thiệt hại do lỗi mà Công chứng viên của Văn phòng công chứng gây ra cho người yêu cầu công chứng.

Tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại sau:

+ Việc ký hợp đồng lao động xác định thời hạn (05năm) là chưa phù hợp với quy định về thời hạn của hợp đồng lao động theo quy định tại Khoản 1 Điều 22  Bộ luật Lao động và Nghị định số 88/2015/NĐ-CP.

+ Việc ký hợp đồng lao động với một người vừa thực hiện công việc kế toán vừa thực hiện công việc thủ quỹ là chưa phù hợp với quy định tại Khoản 3 Điều 19 Nghị định số 174/2016/NĐ-CP và Khoản 4 Điều 52 Luật Kế toán.

- Trong quá trình hoạt động hành nghề Công chứng viên của Văn phòng đã tuân thủ các nguyên tắc và đạo đức hành nghề công chứng; tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng; giữ bí mật về nội dung công chứng; trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác,…theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật.

          2. Kết quả thanh tra về nghiệp vụ công chứng

Qua thanh tra 566/1.689 hồ sơ công chứng và tất cả hồ sơ, sổ sách, chứng từ phát sinh từ 01/01/2016 đến 31/12/2016, kết quả như sau:

2.1. Về hồ sơ công chứng: Các hồ sơ đều có Phiếu yêu cầu công chứng, đảm bảo các nội dung theo Điểm a Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng; các thành phần hồ sơ khác tương đối đầy đủ theo quy định tại Điều 40 Luật Công chứng. Tuy nhiên, hồ sơ vẫn còn một số tồn tại sau:

- Giấy tờ tuỳ thân: Một số hồ sơ lưu bản sao CMND đã quá hạn sử dụng chưa phù hợp quy định tại Thông tư số 04/1999/TT-BCA.

- Đa số hồ sơ lưu thêm bản sao Sổ hộ khẩu của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; sử dụng sổ hộ khẩu để chứng minh quan hệ hôn nhân chưa phù hợp với Điều 17 và Điều 18 Luật Hộ tịch và Điều 9 Luật Hôn nhân và Gia đình.

- Nhiều trường hợp thiếu giấy tờ hộ tịch để chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế và Luật Hộ tịch .

- Tài sản là quyền sử dụng đất và tài sản khác gắn liền với đất (bìa hồng) ghi tên một người khi thế chấp, chuyển nhượng, tặng cho không có giấy tờ chứng minh nguồn gốc của tài sản là tài sản riêng của vợ/chồng hoặc giấy xác nhận tình trạng hôn nhân để xác định thời điểm hình thành tài sản trong thời kỳ chưa đăng ký kết hôn với ai theo quy định tại Điều 24, 25 và 26 Luật Hôn nhân và Gia đình.

- Nhiều hồ sơ chưa có Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà (chỉ có xác nhận của UBND cấp xã) nhưng vẫn được công chứng để thế chấp chưa đúng quy định của Luật Nhà ở và Thông tư liên tịch số 09/2016/TTLT- BTP- BTN&MT.

2.2. Lời chứng của công chứng viên trong văn bản công chứng cơ bản tuân thủ đúng quy định tại Điều 46 Luật Công chứng và mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư số 06/2015/TT-BTP.

2.3. Về thời hạn công chứng các trường hợp công chứng đã được giải quyết tại Văn phòng đều cơ bản tuân thủ thời hạn công chứng theo Điều 43 Luật Công chứng.

2.4. Về địa điểm công chứng phần lớn các trường hợp công chứng được thực hiện tại trụ sở của Văn phòng; các trường hợp thực hiện công chứng ngoài trụ sở của Văn phòng công chứng đều thuộc trường hợp quy định tại Khoản 2 Điều  44 Luật Công chứng.

2.5. Chữ ký, điểm chỉ, con dấu trong văn bản công chứng:  Phần lớn các văn bản công chứng đều ký (hoặc/và) điểm chỉ đầy đủ theo quy định tại Điều 48 Luật Công chứng.

2.6. Chữ viết  trong văn bản công chứng và sửa lỗi kỹ thuật: được thực hiện theo quy định tại Điều 45 và Điều 50 Luật Công chứng.

- Đã mở các loại sổ (Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch; sổ chứng thực bản sao từ bản chính; sổ văn thư lưu trữ). 

- Đã cập nhật đầy đủ các việc làm công chứng, chứng thực; thực hiện việc mở sổ, khoá sổ theo quy định. Tuy nhiên sổ công văn đi, đến chưa cập nhật đầy đủ các văn bản đi, đến của Văn phòng (thông báo niêm yết công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản của Văn phòng, công văn trả lời của UBND cấp xã về việc niêm yết  thụ lý yêu cầu thoả thuận phân chia di sản)

- Hồ sơ lưu đã được đánh số theo thứ tự thời gian, có trang bị tủ đựng hồ sơ lưu; hồ sơ công chứng được lưu trữ trong cặp, hộp nên thuận tiện trong việc theo dõi, tra cứu.

- Cùng một nội dung là thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản khác gắn liền với đất nhưng tên hợp đồng thể hiện không giống nhau (hợp đồng thế chấp tài sản, hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất và tài sản khác gắn liền với đất, hợp đồng thế chấp bất động sản, hợp đồng thế chấp vay vốn...).

- Các hợp đồng thế chấp đều được in cỡ chữ quá nhỏ, nhiều nội dung điều khoản của hợp đồng trùng lặp, các nội dung không rõ ràng; sử dụng nhiều thuật ngữ pháp lý khó hiểu.

- Trong quá trình tiếp nhận yêu cầu công chứng, Công chứng viên chưa phát hiện hoặc chưa mạnh dạn trao đổi với các bên tham gia hợp đồng giao dịch về nội dung hợp đồng do bên ngân hàng soạn sẵn dẫn đến một số điều, khoản của hợp đồng thế chấp có nội dung trái quy định của pháp luật. Cụ thể hợp đồng thế chấp của Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn: “Trong quá trình thực hiện hợp đồng, nếu có được cấp thêm về diện tích đất, biến động đất hoặc có sự thay đổi về giấy tờ liên quan đến tài sản đã thế chấp, thì bên B (bên thế chấp) phải giao cho bên A (bên nhận thế chấp) quản lý không lợi dụng các giấy tờ đó để đảm bảo cho bất kỳ một nghĩa vụ nào khác. Bên A có quyền thu hồi, phát mại tài sản hình thành, thay đổi đã nêu”; “toàn bộ tài sản gắn liền với đất, nhà cửa, vật kiến trúc và các tài sản khác đã hình thành sau khi thiết lập hợp đồng thế chấp này làm tăng giá trị tài sản của bên B (nếu có) cũng thuộc tài sản thế chấp”

- Phần lớn các hồ sơ đều thiếu biên bản định giá tài sản của ngân hàng là một bộ phận không thể tách rời của hợp đồng thế chấp.

- Thời gian trong một số giấy tờ của hồ sơ công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế, khai nhận di sản thừa kế chưa thể hiện đúng trình tự, thủ tục theo quy định tại Điều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP (Phiếu yêu cầu công chứng và văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế lập cùng một ngày, văn bản thông báo niêm yết của Văn phòng công chứng lại lập trước thời điểm lập Phiếu yêu cầu công chứng).

- Một số trường hợp khoảng cách thời gian giữa văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa với văn bản của UBND cấp xã thông báo về việc đã niêm yết quá dài (một tháng) nhưng không có giấy tờ, tài liệu xác định nguyên nhân kéo dài thời gian công chứng là do nguyên nhân khách quan từ người yêu cầu công chứng.

- Một số văn bản trả lời về việc niêm yết thụ lý thoả thuận phân chia di sản của UBND cấp xã bỏ trống ngày.

- Các văn bản thoản thuận phân chia di sản đều không xác định được di sản của người chết để lại trong khối tài sản chung với vợ/chồng; không xác định được phần di sản được hưởng của từng người thừa kế; nội dung thoả thuận không tính đến quyền được hưởng di sản thừa kế của người được tặng cho di sản thừa kế. 

- Một số lời chứng chứng nhận cho cả người đã chết (liệt kê tên của người chết trong phần chứng nhận)

 2. Kết quả thanh tra về chứng thực: Đã thực hiện đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục chứng thực theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP.

Văn phòng đã thực hiện thu theo các mức thu, nội dung thu quy định tại Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP ngày 19/01/2012 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn về mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí công chứng; Thông tư liên tịch số 115/2015/TTLT-BTC-BTP ngày 11/8/2015 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp Sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư liên tịch số 08/2012/TTLT-BTC-BTP; Quyết định số 32/2015/QĐ-UBND ngày 02/10/2015 của UBND tỉnh Quảng Bình Quy định mức trần thu lao công chứng trên địa bàn tỉnh và các văn bản có liên quan hướng dẫn việc thu, nộp phí, giá dịch vụ.

Tuy nhiên Văn phòng chưa mở sổ theo dõi việc thu phí công chứng, phí chứng thực, thù lao công chứng và chi phí khác trong hoạt động công chứng để theo dõi các khoản thu của Văn phòng theo quy định của pháp luật về tài chính kế toán.

Văn phòng đã bám sát và cơ bản tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về công chứng và văn bản khác có liên quan. Trình tự, thủ tục, địa điểm, thời gian và thẩm quyền công chứng cơ bản đảm bảo quy định của pháp luật. Hồ sơ công chứng được lưu tương đối đầy đủ. Mở các loại sổ theo quy định tại Thông tư số 06/2015/TT-BTP; ghi chép, cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết theo quy định; đã thực hiện niêm yết các quy định về mức thu phí công chứng, phí chứng thực, thù lao công chứng, nguyên tắc tính chi phí khác.

Bên cạnh những những ưu điểm đã đạt được, tồn tại chủ yếu của Văn phòng Công chứng Kiến Giang là Chứng minh dân nhân quá hạn sử dụng, dùng giấy tờ xác nhận, lý lịch tự thuật thay giấy tờ hộ tịch; thời gian tiếp nhận và giải quyết yêu cầu công chứng đối với công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản thừa kế, văn bản khai nhận di sản thừa kế chưa thể hiện quy trình thực hiện thủ tục hành chính; một số trường hợp không có giấy tờ chứng minh tài sản riêng; chưa xác định được phần di sản để phân chia thừa kế đối với trường hợp di sản của người chết nằm trong khối tài sản chung với người khác. Chưa mở sổ theo dõi việc thu phí công chứng, phí chứng thực, thù lao công chứng và chi phí khác trong hoạt động công chứng để theo dõi các khoản thu của Văn phòng.

Luật Nhà ở năm 2014 đã có hiệu lực hai năm, tuy nhiên, tiến độ cấp bổ sung Giấy chứng nhận quyền sở hữu nhà ở trên đất diễn ra còn chậm, nên công dân và tổ chức gặp rất nhiều khó khăn trong việc thực hiện các giao dịch về nhà ở gắn liền với đất.

Những tồn tại, thiếu sót trong hoạt động công chứng, chứng thực của Văn phòng Công chứng Kiến Giang là các sai sót thường gặp do chưa nghiên cứu kỹ các quy định của pháp luật có liên quan, còn xem nhẹ các giấy tờ, tài liệu liên quan đến hồ sơ công chứng, không thông tin, kết nối với cơ quan quản lý nhà nước và các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh. Một số sai sót nêu trên của Văn phòng theo quy định của  Nghị định số 110/2013/NĐ-CP ngày 24/9/2013 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình, thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã và Nghị định số 67/2015/NĐ-CP ngày 14/8/2015 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định số 110/2013/NĐ-CP thuộc trường hợp bị xử lý vi phạm hành chính; tuy nhiên do các Công chứng viên hành nghề tại Văn phòng Công chứng đều là công chứng viên được miễn đào tạo nghề công chứng viên và tập sự hành nghề công chứng viên theo quy định của Luật Công chứng 2006 (là Kiểm sát viên và thẩm phán đã nghỉ hưu), thời gian hành nghề công chứng viên chưa nhiều, chưa có kinh nghiệm trong hoạt động công chứng; Trưởng Văn phòng Công chứng chưa có kinh nghiệm trong công tác quản lý, điều hành. Vì vậy, Sở Tư pháp chỉ nhắc nhỡ để Văn phòng chủ động khắc phục những thiếu sót đã nêu, báo cáo Sở Tư pháp kết quả khắc phục và yêu cầu Văn phòng nghiêm túc kiểm điểm, rút kinh nghiệm trong quá trình hoạt động.

- Đề nghị Bộ Tư pháp sớm tham mưu cho Chính phủ sơ kết thực hiện Quyết định số 2104/QĐ-TTg ngày 29/12/2012 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt “Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020”; rà soát các tiêu chí thành lập các tổ chức hành nghề công chứng. Tiếp tục chỉ đạo, hướng dẫn các địa phương tháo gỡ các bất cập giữa quy định của pháp luật với thực tiễn thi hành, nhất là lĩnh vực xã hội hóa hoạt động công chứng. Đồng thời tổng hợp các ý kiến chỉ đạo, hướng dẫn đã được ban hành bằng hình thức công văn để ban hành bằng hình thức văn bản quy phạm pháp luật nhằm đảm bảo hiệu lực thi hành.

- Đề nghị Bộ Tư pháp hướng dẫn cụ thể “Bản sao các giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có” theo Điểm đ Khoản 1 Điều 40 Luật Công chứng để tránh tình trạng không thống nhất trong việc áp dụng pháp luật, mỗi tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên lại yêu cầu người công chứng nộp các giấy tờ, tài liệu khác nhau.

- Xem xét hướng dẫn quy định về thành phần hồ sơ đối với trường hợp công chứng văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản và văn bản từ chối nhận di sản đều phải có giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết (theo Điều 57 và Điều 58 Luật Công chứng không quy định giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết trong thành phần hồ sơ trong khi Điều 59 Luật Công chứng lại quy định khi công chứng văn bản từ chối nhận di sản phải có giấy chứng tử hoặc giấy tờ khác chứng minh người để lại di sản đã chết trong thành phần hồ sơ).

Đồng thời, hướng dẫn cụ thể các loại giấy tờ chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản để thống nhất trong áp dụng thủ tục hành chính, đảm bảo cạnh tranh lành mạnh giữa các tổ chức hành nghề công chứng và cơ sở để cơ quan có thẩm quyền xử lý vi phạm hành chính theo Nghị định số 110/2013/NĐ-CP và Nghị định số 67/2015/NĐ-CP.

2. Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh: Đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh quan tâm, tạo điều kiện để thực hiện việc xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng trên địa bàn tỉnh; tiếp tục lãnh đạo, chỉ đạo, quan tâm và tạo điều kiện để việc phát triển các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh, kịp thời tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc trong tổ chức và hoạt động công chứng theo định hướng được nêu tại Chương trình trọng tâm Cải cách tư pháp giai đoạn 2016-2020 của Tỉnh uỷ Quảng Bình và Thông báo số 01-TB/BCĐĐCCTP ngày 26/12/2016 của Ban Chỉ đạo Cải cách Tư pháp tỉnh.

3. Đối với Sở Tài nguyên & Môi trường

Đề nghị Sở Tài nguyên & Môi trường hướng dẫn, đôn đốc việc đẩy nhanh tiến độ cấp bổ sung quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân, tổ chức trong các giao dịch liên quan đến loại tài sản này.

- Hướng dẫn các ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh áp dụng thống nhất đưa nội dung uỷ quyền xử lý tài sản thế chấp trong hợp đồng thế chấp, không soạn thảo riêng hợp đồng uỷ quyền xử lý tài sản thế chấp để đảm bảo cải cách thủ tục hành chính, giảm bớt chi phí công chứng của cá nhân, tổ chức khi vay vốn bằng hình thức thế chấp tài sản.

- Hướng dẫn các ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh thống nhất tên gọi các loại hợp đồng thế chấp; rà soát nội dung của các hợp đồng thế chấp đảm bảo các điều khoản của hợp đồng thế chấp không trái với các quy định của pháp luật hiện hành, sử dụng các thuật ngữ pháp lý dễ hiểu, nội dung của các điều khoản không trùng lặp nhau để tạo điều kiện cho cá nhân, doanh nghiệp trên địa bàn tỉnh tiếp cận, xác định đúng quyền và nghĩa vụ của các bên hạn chế những tranh chấp xảy ra do không hiểu các cam kết được giao kết trong hợp đồng.

- Sau thanh tra, yêu cầu Văn phòng công chứng Kiến Giang chấn chỉnh hoạt động, soát xét lại hồ sơ đã giải quyết, đưa ra các giải pháp cụ thể, khắc phục những tồn tại, thiếu sót được phát hiện trong quá trình thanh tra, kiểm tra. Cần làm rõ nguyên nhân, xác định trách nhiệm của từng vị trí việc làm, nhất là trách nhiệm của Công chứng viên, Trưởng Văn phòng; rút kinh nghiệm nghiêm túc và có giải pháp hiệu quả để vừa tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng, vừa đảm bảo đúng quy định, tránh những sai sót tương tự và sai sót khác có thể xảy ra.

- Văn phòng cần quan tâm đầu tư, nghiên cứu nhiều hơn về chuyên môn, nghiệp vụ công chứng. Kiểm tra, nghiên cứu kỹ hồ sơ, vụ việc trước khi tiếp nhận và giải quyết, đảm bảo tuân thủ đúng quy định của pháp luật về công chứng và pháp luật khác có liên quan (đất đai, dân sự, hộ tịch, hôn nhân và gia đình,...).

- Đối với Trưởng Văn phòng công chứng,tăng cường vai trò, trách nhiệm của người đứng đầu trong công tác quản lý, điều hành mọi hoạt động của Văn phòng, nhất là việc theo dõi, quản lý và sử dụng có hiệu quả đội ngũ người lao động.Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát đối với công tác tài chính, kế toán; sắp xếp, bố trí cán bộ thực hiện nhiệm vụ kế toán, thủ quỹ theo đúng quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật có liên quan.

- Xác định đúng bản chất, đặc điểm của hoạt động công chứng, tăng cường việc quán triệt cho Công chứng viên, nhân viên pháp lý của Văn phòng về vai trò, trách nhiệm của Công chứng viên trong việc đảm bảo an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch, hạn chế các tranh chấp và các hậu quả pháp lý khác; đảm bảo hài hoà giữa tăng doanh thu của Văn phòng với việc nâng cao chất lượng hoạt động công chứng.

Trên đây là Kết luận thanh tra việc chấp hành pháp luật về công chứng, chứng thực tại Văn phòng công chứng Kiến Giang và một số kiến nghị. Sở Tư pháp yêu cầu Văn phòng công chứng Kiến Giang khắc phục các sai sót nêu tại Mục I, Mục II của văn bản này, báo cáo kết quả thực hiện Kết luận thanh tra cho Sở Tư pháp trước ngày 30/9/2017./.