Việc công chứng Văn bản thỏa thuận phân chia di sản được quy định tại Điều 57 và  công chứng Văn bản khai nhận di sản được quy định tại Điều 58 Luật Công chứng năm 2014. Còn đối với việc chứng thực Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản thì lại được quy định tại Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Với việc quy định cùng một thủ tục chứng nhận Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản nhưng được thực hiện bởi hai cơ quan có thẩm quyền (Tổ chức hành nghề công chứng hoặc UBND cấp xã), cùng với đó quy trình, thủ tục chứng nhận và chứng thực lại được quy định khác nhau. Cụ thể:

Đối với thủ tục công chứng được quy định cụ thể tạiĐiều 18 Nghị định số 29/2015/NĐ-CP, theo đó khi thực hiện chứng nhận việc thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản thì công chứng viên phải có văn bản: Niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản (i) Việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản phải được niêm yết trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày niêm yết. Việc niêm yết do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản; trường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó. Trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ gồm có bất động sản thì việc niêm yết được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều 18 Nghị định 29/2015/NĐ-CP và tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có bất động sản. Trường hợp di sản chỉ gồm có động sản, nếu trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng và nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết. (ii) Nội dung niêm yết phải nêu rõ họ, tên của người để lại di sản; họ, tên của những người thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế; quan hệ của những người thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế với người để lại di sản thừa kế; danh mục di sản thừa kế. Bản niêm yết phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ sót, giấu giếm người được hưởng di sản thừa kế; bỏ sót người thừa kế; di sản thừa kế không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng của người để lại di sản thì khiếu nại, tố cáo đó được gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc niêm yết. (iii) Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm xác nhận việc niêm yết và bảo quản việc niêm yết trong thời hạn niêm yết. Với việc quy định như trên đảm bảo chặt chẽ, không bỏ sót hàng thừa kế.

Đối với chứng thực hợp đồng, giao dịch thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã, trong đó có việc chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản được thực hiện theo quy định tại Điều 36, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP. Theo đó, (i) Người yêu cầu chứng thực nộp 01 (một) bộ hồ sơ yêu cầu chứng thực, gồm các giấy tờ sau đây: Dự thảo hợp đồng, giao dịch; Bản sao Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người yêu cầu chứng thực; Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng hoặc bản sao giấy tờ thay thế được pháp luật quy định đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng trong trường hợp hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản đó; trừ trường hợp người lập di chúc đang bị cái chết đe dọa đến tính mạng. (ii) Người thực hiện chứng thực kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu chứng thực, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm chứng thực các bên tham gia hợp đồng, giao dịch tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện chứng thực. (iii) Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại hợp đồng, giao dịch theo mẫu quy định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực. Đối với hợp đồng, giao dịch có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký của người yêu cầu chứng thực và người thực hiện chứng thực; số lượng trang và lời chứng được ghi tại trang cuối của hợp đồng, giao dịch... Như vậy, theo quy định trên thì việc chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã sẽ không cần thủ tục “niêm yết” như đối với thủ tục công chứng được thực hiện tại Tổ chức hành nghề Công chứng mà chỉ cần hồ sơ đầy đủ theo quy định là tiếp nhận và chứng thực ngay.

Với việc quy định về trình tự, thủ tục không thống nhất như đã nêu trên có ý kiến cho rằng: Trình tự thủ tục “niêm yết” được quy định tại Luật Công chứng là chặt chẽ, đảm bảo tính an toàn pháp lý, hạn chế việc tranh chấp còn đối với việc quy định về trình tự, thủ tục chứng thực tại UBND cấp xã như vậy là phù hợp thực tế, vì UBND cấp xã nắm rõ lý lịch và tài sản của người để lại di sản vì họ thường trú trên địa bàn do vậy không cần thiết thủ tục niêm yết. Mặt khác, pháp luật quy định với nội dung trên thì UBND cấp xã chỉ chứng thực chữ ký chứ không chịu trách nhiệm về nội dung văn bản. Tuy nhiên, có ý kiến cho rằng việc quy định về trình tự, thủ tục chứng thực như trên là không chặt chẽ, chưa phù hợp thực tế vì chưa hẳn UBND cấp xã nắm rõ lai lịch (vì một số trường hợp trước đây ở nơi khác chuyển về đăng ký hộ khẩu tại địa phương và có tài sản ngay nơi thường trú), đồng thời việc UBND cấp xã chứng thực có lúc không chặt chẽ do có mối quan hệ dòng họ dẫn đến bỏ sót đối tượng được hưởng di sản (một số trường hợp trong hàng thừa kế nhưng do học tập hoặc đi làm ăn xa không có mặt tại địa phương). Do đó, việc quy định UBND cấp xã có thẩm quyền chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản nhưng trình tự thực hiện lại không bắt buộc “niêm yết” như trên dễ dẫn đến tranh chấp sau này (hiện cũng đã xảy ra tranh chấp trên địa bàn về bỏ sót người thừa kế). Trong thời gian qua, để đảm bảo chặt chẽ tránh xảy ra tranh chấp một số UBND cấp xã trên địa bàn tỉnh khi tiếp nhận yêu cầu của người dân vẫn thực hiện việc niêm yết theo quy định tại Khoản 4, Điều 52, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP trước đây và áp dụng trình tự tương tự theo quy định Luật Công chứng, Nghị định số 29/2015/ NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng khi chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản (mặc dù biết nếu thực hiện việc niêm yết là chưa phù hợp với quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và sẽ bị “tuýt còi” khi có Đoàn thanh tra, kiểm tra).

Với việc phân tích trên, có thể khẳng định việc quy định thẩm quyền công chứng cho Tổ chức hành nghề công chứng, chứng thực cho UBND cấp xã trước mắt nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho cá nhân, tổ chức khi có yêu cầu công chứng, chứng thực Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản. Song việc quy định về trình tự, thủ tục như đã nêu trên, đã tạo ra sự không thống nhất giữa việc công chứng (phải niêm yết 15 ngày) và chứng thực (không phải niêm yết). Như vậy, cùng thực hiện thủ tục “văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản” nhưng quy trình, trình tự giữa công chứng, chứng thực lại khác nhau đã dẫn đến cách hiểu khác nhau, dẫu biết rằng giữa hai khái niệm công chứng, chứng thực là khác nhau. Theo đó, cùng trên địa bàn tỉnh một số Văn phòng Đăng ký QSDĐ (nay là Chi nhánh Văn phòng Đăng ký đất đai) cho rằng văn bản được công chứng có giá trị pháp lý cao hơn (công chứng viên được đào tạo bài bản, đồng thời việc công chứng viên chứng nhận phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung, hình thức) so với văn bản do UBND cấp xã chứng thực (người có thẩm quyền chứng thực chỉ chịu trách nhiệm về hình thức và chứng thực chữ ký), vì vậy chỉ tiếp nhận làm thủ tục đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho tổ chức, cá nhân được hưởng di sản khi văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản được Tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận (bỡi quy trình đảm bảo chặt chẽ hơn và tránh được tranh chấp sau này).

Tóm lại, văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản được cơ quan có thẩm quyền chứng nhận là cơ sở để các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản rất quan trọng đối với việc phân chia di sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu. Văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản được công chứng, chứng thực là cơ sở để làm căn cứ cho việc chuyển quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản cho người được hưởng di sản. Vậy, để đảm bảo tính an toàn pháp lý của các giao dịch, tính thống nhất mà đặc biệt quá trình thực hiện chặt chẽ và tránh tranh chấp nên chăng việc chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, khai nhận di sản thuộc thẩm quyền của UBND cấp xã cũng nên quy định trình tự như đối với thủ tục công chứng thuộc thẩm quyền của Tổ chức hành nghề Công chứng hoặc quy định như trước đây (Khoản 4, Điều 52, Nghị định số 75/2000/NĐ-CP) là phải niêm yết. Có như vậy mới đảm bảo tính đồng bộ, thống nhất và phù hợp với thực tiễn, đảm bảo hàng lang an toàn pháp lý cho người yêu cầu chứng thực, đồng thời thống nhất trong triển khai áp dụng pháp luật và hạn chế tối đa các tranh chấp xảy ra trong quá trình thực hiện các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất cho cá nhân, tổ chức khi có yêu cầu.